La loi introduit une nouvelle définition du champ d'application de la licence d'entrepreneur de spectacles : « Est entrepreneur de spectacles vivants toute personne qui exerce une activité d'exploitation de lieux de spectacles, de production ou de diffusion de spectacles, seul ou dans le cadre de contrats conclus avec d'autres entrepreneurs de spectacles vivants, quel que soit le mode de gestion, public ou privé, à but lucratif ou non, de ces activités. »

L'ensemble des spectacles professionnels est concerné, les collectivités territoriales sont désormais incluses par ces dispositions.

Il est à noter que l'obtention d'une subvention publique contribuant à la réalisation d'un spectacle oblige l'organisateur à détenir la ou les licences nécessaires.

D'autre part, au-delà de 6 représentations annuelles, l'organisateur est tenu de respecter le régime de droit commun et d'avoir les licences d'entrepreneur de spectacle appropriées.

Licence d'entrepreneur de spectacle

Trois catégories de licence d'entrepreneur de spectacle existent :
 les exploitants de lieux de spectacles aménagés pour les représentations publiques,
 les producteurs de spectacles ou d'entrepreneurs de tournées, qui ont la responsabilité d'un spectacle et notamment celle d'employeur à l'égard du plateau artistique,
 les diffuseurs de spectacle qui ont la charge, dans le cadre d'un contrat, de l'accueil du public, de la billetterie et de la sécurité du spectacle et les entrepreneurs de tournées qui n'ont pas la responsabilité d'employeur à l'égard du plateau artistique.

L'obtention de la licence est gratuite. La licence est personnelle et incessible, sa durée de validité est de 3 ans renouvelables. Les démarches sont à effectuer auprès des services de la DRAC.

Organiser un spectacle

Après avoir pris contact avec les artistes, il est important d'effectuer une visite préalable sur site pour s'assurer que le lieu de la manifestation peut se prêter au type de prestation à réaliser. L'idéal est de s'y rendre avec les personnes directement concernées (les artistes, les techniciens), de manière à prévoir le matériel technique nécessaire en supplément des fiches techniques du spectacle (câblage, alimentation électrique, régie, loges…).

D'autres aspects sont également à prendre en compte tels que la circulation du public, les aires de stationnement, les nuisances (bruit, déchets) engendrées par la manifestation. Les services municipaux, élus, bénévoles peuvent être associés à cette reconnaissance pour avoir différents regards sur l'exploitation du site.

L'ensemble des aménagements spécifiques doit figurer dans le dossier de présentation générale de la manifestation.

Toute manifestation accueillant du public doit faire l'objet d'une demande d'autorisation auprès de la mairie et de la préfecture si la manifestation comprend des aménagements et installations spécifiques, en extérieur comme en intérieur ou si elle accueille plus de 1500 personnes dans des lieux ou locaux non prévus à cet effet.

Ces démarches administratives doivent se faire suffisamment à l'avance (deux mois).

La déclaration de la manifestation se fait dans le but d'assurer la sécurité du public. En effet, selon la nature de la manifestation, le lieu de sa réalisation et son envergure, des services supplémentaires de secours et de gendarmerie peuvent être mis en place.

Une commission de sécurité pourra se rendre sur les lieux pour vérifier le respect des normes de sécurité, conseiller des aménagements, donner son accord ou refuser l'organisation d'une manifestation.

La lettre d'autorisation d'une manifestation doit comporter les informations suivantes :
 nom et coordonnées de l'association,
 nom du président,
 description des caractéristiques de la manifestation : lieu exact, date, programmation précise, information sur le public, calendrier de préparation du site (si besoin), circulation à mettre en place et tout renseignement concourrant à la présentation de l'événement

D'autres démarches administratives sont à effectuer :
 auprès de l'assurance pour vérifier que l'association est bien couverte pour l'organisation de la manifestation, dans sa préparation avec les bénévoles et sa réalisation (bénévoles, artistes, public et matériel),
 auprès de la société des auteurs (SACEM/SACD). Le droit d'auteur constitue la rémunération du travail d'écriture, de composition. Il est reconnu par le Code de la Propriété Intellectuelle. Ces droits sont à la charge de l'organisateur qui se doit de déclarer, à l'avance, le programme et les artistes pour obtenir une autorisation de diffusion des œuvres. Cette déclaration s'effectue 15 jours avant une diffusion musicale auprès de la SACEM et un mois avant une représentation théâtrale (avant la programmation des répétitions), auprès de la SACD. Les droits d'auteur sont proportionnels au montant des recettes réalisées (billetterie, consommations…), une redevance minimale est calculée d'après le budget global de la manifestation. Ils sont versés à la SACEM/SACD.

Les contrats

Un petit préambule sur le spectacle amateur s'impose. Le principe essentiel de l'amateurisme repose sur le fait que les pratiquants ne doivent tirer aucune rémunération de l'activité. Le décret n°52-1 253 du 19 décembre 1953 précise qu'ils doivent « tirer leurs moyens habituels d'existence de salaires ou de revenus étrangers aux diverses activités artistiques des professions du spectacle. »

Souvent structurées autour d'une association loi 1901, les compagnies amateurs se doivent d'être extrêmement vigilantes quant à leur fonctionnement. Le nombre de représentations annuelles, ouvertes au public, est limité à six. Si des recettes peuvent être perçues au cours de ces représentations, comme toute autre association, elles ne doivent en aucun cas être reversées à leurs membres. Il s'agit d'un véritable acte bénévole.

 Le contrat d'engagement
Il est conclu directement entre l'artiste et l'organisateur. S'il s'agit d'un groupe d'artistes, le producteur est l'employeur direct de chacun des artistes, il se charge donc de toutes les déclarations nécessaires ainsi que de l'établissement des feuilles de paye des artistes et des techniciens.

Doivent figurer sur le contrat : nom et adresse complète de l'artiste et de l'organisateur ; le pseudonyme éventuel de l'artiste ; la date du spectacle ; l'appellation précise de la prestation de l'artiste ; le montant du cachet (préciser brut ou net) ; les noms des partenaires/artistes associés et le montant de leur cachet également détaillé.

Seront également précisés les informations suivantes : l'heure de début du spectacle, du passage des artistes ; la durée de la prestation ; l'adresse complète et précise du lieu de la manifestation ; l'intitulé de la manifestation ; l'heure d'arrivée des artistes sur place pour la préparation de la prestation ; les clauses concernant la sonorisation et l'éclairage fournis par l'employeur et/ou l'artiste ; les dimensions de la scène, des loges (lieu de repli si besoin) ; une clause indiquant les conditions de paiement de l'artiste.

Les contrats (en 2 exemplaires) doivent être datés et signés uniquement par l'artiste et l'employeur avec la mention « bon pour accord sans aucune réserve » et si possible munis des cachets des 2 parties.

 Le contrat de vente ou contrat de cession de droits de représentations
Conclu entre le producteur et l'organisateur. Dans ce cas, l'organisateur achète un spectacle « clé en main », c'est le producteur qui doit assurer l'ensemble des formalités administratives liées à l'embauche des artistes et techniciens liés au spectacle.

Dans tous les cas, il est important de connaître l'employeur des artistes. Dans le cas d'un contrat de vente, si le producteur n'assume pas son rôle d'employeur, la responsabilité de l'organisateur peut être engagée, les dispositions du Code du Travail le considérant alors comme employeur des artistes et techniciens et donc redevable des cotisations sociales.

Il est important de bien lire les contrats qui engagent chacun des cosignataires. Le jour du spectacle, ce contrat constitue un document de référence par rapport aux exigences qui peuvent survenir. Toute demande (technique, financière ou autre) non prévue dans le contrat n'est pas recevable.

Il est donc indispensable que des informations élémentaires y figurent, voire que des précisions soient apportées.

Le contrat doit indiquer : les états civils des structures contractantes et le nom des signataires avec le n° siret, le code ape, l'inscription au registre du commerce et la référence de la licence d'entrepreneur de spectacle ; le titre du spectacle vendu ; le lieu, la date et l'heure de la représentation, le prix de vente TTC avec indication de la TVA ; les modalités de paiement avec les délais éventuels, ce que le prix inclut (salaires et charges obligatoirement), ce qui reste à la charge de l'organisateur (transport, hébergement, restauration…) ; les conditions d'annulation ; l'assurance de responsabilité civile.

 Le contrat de coproduction et le contrat de coréalisation
Généralement, la coproduction recouvre les notions de création et de diffusion, la coréalisation recouvre uniquement la diffusion. Ces notions ne comportent cependant pas de définition légale, leur usage et par conséquent leur contenu, est donc laissé à l'appréciation des parties. I l est important que le contrat précise les rôles de chacun des cocontractants.

Le contrat de coréalisation permet à l'organisateur de limiter les risques financiers tout en garantissant au producteur un montant minimum convenu préalablement. A ce revenu minimum assuré, s'ajoute un pourcentage qui s'applique au-delà du nombre d'entrées défini lors du contrat entre les deux parties.

Pour conclure sur ce chapitre contrat, il est vivement recommandé d'être prudent et attentif au contenu des contrats. Il est important notamment de connaître l'employeur des artistes et techniciens attachés au spectacle et de s'assurer que les formalités liées à l'embauche sont faites. En cas de défaillance de l'employeur, le cosignataire engage sa responsabilité, étant considéré comme solidaire des dettes sociales et fiscales résultant de l'activité.

Le Guichet Unique

Ce service est uniquement réservé aux organisateurs occasionnels qui satisfont aux exigences suivantes : ne pas avoir pour activité principale l'exploitation de lieux de spectacle, la production ou la diffusion de spectacles ; organiser des représentations dans la limite de six par année civile ; employer sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle ou des techniciens attachés au spectacle.

 

Ce service est gratuit, il permet à l'organisateur de répondre à l'ensemble des démarches liées à l'embauche d'artistes et techniciens : déclaration préalable, déclaration unique et simplifiée des cotisations pour l'ensemble des organismes.

La billetterie

Les billets délivrés doivent être extraits d'un carnet à souche comportant trois volets reproduisant les mêmes informations :
 une souche agrafée, conserve par l'organisateur en tant que pièce comptable,
 une partie de contrôle détachée à l'entrée,
 une partie du billet conservée par le spectateur.

 

Tous les billets doivent comporter obligatoirement les informations suivantes :
 nom de l'organisateur,
 titre du spectacle,
 date et lieu de représentation,
 numéro d'ordre du ticket (d'une série ininterrompue),
 catégorie de la place,
 prix global acquitté par le spectateur,
 nom du fabricant.

Tous les spectateurs doivent être munis d'un billet, qu'ils aient ou non acquitté d'un droit d'entrée. Cette mesure permet à l'organisateur de connaître le nombre de personnes présentes sur le site. En cas de contrôle, le principe retenu par les services fiscaux est la présomption de recettes non déclarées pour les personnes présentes sans billet.

Le fabricant des billets est tenu de déclarer la billetterie au service des impôts. Si les billets sont fournis par un imprimeur, celui-ci a l'obligation de déclarer la livraison aux organisateurs de spectacles. Cette déclaration est déposée dans les huit jours suivant la livraison.

SACEM - SACD

Le droit d'auteur est régi par le code de la propriété intellectuelle, c'est la rémunération du travail d'écriture, de composition, d'édition, de création. Ce droit confère au titulaire une propriété privative lui permettant de déterminer les conditions de l'exploitation de son œuvre.
 

Les droits d'auteur sont défendus par la SACEM (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) et la SACD (Société des auteurs et compositeurs dramatiques), sociétés qui agissent au nom de leurs membres afin de faire valoir leurs droits partout où leurs créations sont utilisées. Une œuvre est protégée pendant la vie de l'auteur et 70 ans après sa mort. A l'expiration de ce délai, l'œuvre tombe dans le domaine public et son utilisation est libre.

C'est à l'organisateur de spectacles de s'acquitter des droits d'auteur. Il devra faire connaître son projet et demander une autorisation préalable pour les œuvres diffusées. Les droits d'auteur seront versés après la manifestation.

L'ensemble de ces rubriques vous donne un aperçu des démarches à effectuer pour programmer du spectacle vivant. D'autres aspects sont à prendre en compte : sécurité, spectacle avec enfants, fiscalité… Il vous est vivement conseillé de prendre l'attache des services concernés pour de plus amples informations.

Sources utilisées pour la rédaction de ce guide :
 Guide culturel du Pays des Six Vallées (2004) ;
 Guide de la Vie associative en Charente-Maritime,
 DDVA 17, édition 2006 ;
 Le guide de l'organisation de spectacles, par Philippe Kochert, mars 1999, éditions Territorial